採用担当者の皆さん、日々の業務に追われていませんか？「書類選考や面接調整で1日が終わってしまう」「優秀な人材を確保する余力がない」など、多くの企業が採用工数の増大を悩みとして抱えています。実は、この“採用工数”を見える化し、最適化することで、採用活動のスピードと質の両方を向上できる可能性があるのです。本記事では、採用工数の基礎知識から具体的な削減方法、AIやダイレクトリクルーティングの活用事例まで幅広く紹介します。採用担当者の負担を減らし、より戦略的な“攻めの採用”を目指したい方は、ぜひ最後までご覧ください。採用工数とは？ なぜ重要なのか採用工数の定義と本質「採用工数」とは、採用活動におけるすべての工程に費やされる“時間・手間”を指します。募集要項の策定や求人作成、書類選考、面接調整、内定フォローまで、多岐にわたる業務量の合計です。よく混同されがちな「採用コスト」は金銭面を指しますが、「採用工数」は人事担当者や現場社員が割く“人的リソース”という点が異なります。両者は密接に関連しており、工数が膨れ上がるほどコスト（求人広告や人材紹介費など）も増大しがちです。採用工数を放置するリスク担当者の疲弊・モチベーション低下連絡業務や日程調整の比率が高いと、採用戦略の立案に注力できなくなり、モチベーションが下がる恐れがあります。採用スピードの遅れ手続きや面接設定に時間がかかると、優秀な候補者を他社に奪われやすくなります。総合的なコスト増採用が長期化すると、人件費や求人広告費が膨らみ、最終的には企業全体の競争力に悪影響を及ぼします。採用工数削減が強く求められる背景激化する採用競争と通年化少子高齢化に伴う人材不足の深刻化、働き方改革による労働環境の変化などにより、多くの企業が優秀な人材確保に奔走しています。また、新卒採用でも通年採用が進むなど、従来の短期集中型の採用体制では対応しきれない事態が増えました。これにより、採用活動が長期化するケースが増え、採用工数の負担はさらに大きくなっています。コロナ禍・ポストコロナ時代の採用活動コロナ禍により、オンライン面接やWeb説明会が普及しました。場所的な制約が減る一方、オンラインと対面を組み合わせた“ハイブリッド採用”が一般化し、スケジュール管理やツール対応など新たな作業が加わっています。結果的に、採用工数の総量が増加している企業も少なくありません。まずは自社の採用工数を見える化しよう採用プロセスを段階ごとに洗い出す採用フローは主に以下のステップに分解できます。計画・要件定義（募集要項の作成、採用人数の決定など）募集・母集団形成（求人媒体、エージェント、ダイレクトリクルーティングなど）選考（書類選考、面接調整、面接実施、適性検査・SPIなど）内定・フォロー（合否連絡、条件交渉、内定者研修準備など）担当者や部門ごとに、どの工程をどのくらいの時間で行っているかを「見える化」することで、ボトルネックが分かりやすくなります。Excelシートやプロジェクト管理ツールを使い、“誰が何をどれくらい”しているか、できるだけ具体的に書き出しましょう。ボトルネックを明確化するメリット問題箇所が明確になる：面接調整にどれくらい時間がかかっているのか、応募者対応にどれほどリソースを使っているかが把握できる。改善策を立てやすい：例えば面接調整にメールの往復が多いなら、日程調整ツールの導入など、施策が立案しやすくなります。採用工数を削減する具体策：内部改善編プロセス見直しや基準の明確化を行う際には、最も重要なのは事前準備です。経営層や部門担当者など、人事以外で採用活動に関わるステークホルダーと変更の意図について共通認識を構築し、十分な理解を醸成することが成功の鍵となります。選考プロセスの最適化面接回数の見直し何度も面接を行うことで十分な見極めができる反面、時間コストが膨大になりがちです。ポジションによっては回数を削減しても問題がない場合があります。一次選考と筆記試験の統合選考ステップが多すぎると、候補者の離脱率も上がります。Webテストや筆記試験を面接と同じ日に実施できる仕組みを検討しましょう。採用基準の明確化「どんな人材を求めるのか」が曖昧だと、面接の度に評価軸がブレてしまい、判断会議が長引く原因になります。各ポジションで必要なスキルや適性を明確にし、面接評価シートなどを作っておけば、合否連絡もスピーディーに行えます。連絡・調整業務の自動化スケジュール調整ツールの活用候補者が自分で空き時間を選択できるフォームを設けると、担当者の往復メールが劇的に減ります。メールテンプレート合否連絡や一次面接の依頼文など、よく使う文面をあらかじめ用意しておくことで、ミスを減らしつつ処理時間を短縮できます。採用工数を削減する具体策：外部サービス・テクノロジー活用編採用管理ツール（ATS）の導入ATS（Applicant Tracking System）は、応募者情報や進捗状況を一元管理できるシステムです。重複作業の排除：同じ情報を何度も入力する手間を省けるステータスの可視化：書類選考中、面接日程調整中などが一覧で把握できるレポート機能：採用チャネルごとの応募数や採用率を分析しやすくなる応募数が多い企業ほど効果は高く、採用工数を大幅に削減できる可能性があります。ダイレクトリクルーティング（スカウト）の効率化ダイレクトリクルーティング（DR）は、企業が候補者に直接アプローチできる有効な手段ですが、個別対応の多さが工数増につながる場合があります。ScoutBaseなどのスカウト支援ツールを使い、AIレコメンド機能でマッチ度の高い候補者を抽出し、テンプレートを使いながら個別カスタマイズを加えると、効率と反応率の両立が期待できます。採用代行（RPO）・エージェントコントロールRPO（Recruitment Process Outsourcing）は、書類選考や面接日程調整、内定出しまでを専門家に委託するサービスです。社内リソースを採用戦略や候補者のフォローに集中できるため、工数削減と採用成果の向上が見込めます。複数のエージェントを利用している企業向けには、「エージェントコントロール」サービスも有用です。各エージェントとの窓口を一元化し、情報を整理・共有することで、担当者の負担を軽くします。AI・HRテックの最新動向ChatGPTなどの生成AI：応募者との定型的なやり取りを自動化し、24時間対応を可能にするAIスクリーニング：大量の応募書類を解析し、候補者を優先順位付けしてくれるとはいえ、最終的な判断を人間が行うハイブリッド運用が重要です。AIの長所を活かしつつ、見極めポイントは担当者が押さえることで、採用精度を落とすことなく工数を削減できます。採用工数削減と候補者体験（CX）の両立効率化と“おもてなし”のバランス「工数削減＝手を抜く」と思われがちですが、効率化すべきところと丁寧に対応すべきところを分けることで、候補者体験を損なわずにスピーディーな選考が実現します。自動化する部分：日程調整、定型の問い合わせ対応、一次合否連絡など担当者が対応すべき部分：最終面接前のフォロー、内定承諾後のケアなど企業イメージ・採用ブランディングへの好影響応募者との最初の接点である採用活動がスピーディーかつ丁寧であれば、「この会社はデジタル化が進んでいて働きやすそう」「対応が誠実で信頼できる」という好印象を与えられます。結果的に内定承諾率が高まり、入社後の定着率も上がるなど、中長期的なメリットが期待できます。Scout Baseが支援できることスカウト業務の効率化と工数削減Scout Baseでは、採用担当者の価値を最大化するパートナーとして下記のような機能で採用工数を削減しながら、自社にあった人材へ効果的にアプローチできます。ダイレクトスカウト媒体から自動で候補者をピックアップAI×人間の高精度マッチング分析でベストな人材がみつかる最適なスカウト文を自動生成してパーソナライズされた体験を提供導入企業の声・スカウト業務を50％以上削減・返信率の向上・部門コミュニケーション / HRBP業務の増加など工数を下げながらも効果を上げることに成功しています。まとめ：採用工数最適化で得られる“攻めの採用”全体のポイント再確認採用工数を「見える化」してボトルネックを把握内部改善（選考フローや採用基準の最適化、調整業務の自動化）外部サービス・テクノロジー（ATS、スカウト支援、採用代行など）の活用候補者体験を考慮し、効率化と丁寧なコミュニケーションを両立こうした取り組みを行うことで、採用担当者はルーチンワークに追われず、本来注力すべき“戦略的な採用活動”に時間を使えるようになります。これこそが、企業の成長を支える“攻めの採用”への第一歩です。